Por que ferramentas automatizadas?
Ferramentas automatizadas são essenciais para um gerenciamento de configuração eficaz e eficiente. As ferramentas podem automatizar muitos aspectos do processo de gerenciamento de mudanças e fornecer uma plataforma em tempo real para o gerenciamento de informações básicas. As ferramentas também podem fornecer relatórios e métricas necessários para esforços de melhoria contínua. Muitas ferramentas também fornecem controle de documentos e outras funcionalidades essenciais.
Ferramentas de CM não fazem CM
A maioria das organizações espera que, ao adquirir ferramentas automatizadas de gerenciamento de configuração (CM), possam obter uma melhoria significativa na eficácia e eficiência do CM. Algumas organizações realmente acreditam que as ferramentas de CM “fazem CM”. Isto está errado. A verdade é que a ferramenta de CM “certa” pode ser inestimável para fazer o CM funcionar melhor, mas não “faz” o CM.
Processo CM primeiro
As ferramentas de CM podem aprimorar muitas das atividades de CM, como gerenciamento de mudanças, estrutura e ligações, gerenciamento de linha de base, controle de documentos, acesso a informações, etc., mas não garantem que os processos de CM e as informações automatizadas sejam boas. Se seus processos de CM não são o que deveriam ser, nenhuma ferramenta de CM vai salvar o dia. Na ausência de processos de CM eficazes e eficientes, uma ferramenta CM pode nunca corresponder aos benefícios alegados. Em alguns casos, pode até piorar as coisas. Dito isso, as empresas precisam se perguntar se a compra de uma ferramenta deve ser o primeiro passo na melhoria do processo de CM.
Exemplos de processos pobres de CM
Seus requisitos e documentação nunca estão atualizados ou não existem. Suas linhas de base estão incompletas ou mal estruturadas. Faltam informações de que você precisa para criar linhas de base precisas. O fluxo de trabalho associado ao processo de mudança é ineficiente. Seus formulários de alteração são inadequados. As tarefas de implementação de mudanças não são identificadas e gerenciadas. As pessoas erradas estão tomando decisões de negócios. As métricas de valor são fracas ou inexistentes. Seu processo de mudança ainda leva muito tempo, então o pessoal criou maneiras de contornar o sistema … e muito mais. Automatizar o procedimento acima não vai lhe dar um CM melhor. A primeira consideração seria corrigir e aprimorar o processo de CM e, em seguida, buscar as Ferramentas de CM.
Ferramentas de aprimoramento do caos
Muitas ferramentas de CM automatizadas excelentes tornam-se Ferramentas de Aprimoramento do Caos sem culpa própria. Por exemplo, devido às ineficiências do processo de CM organizacional, a única qualidade redentora da ferramenta automatizada pode ser permitir que a organização tome decisões erradas ou encontre informações erradas mais rapidamente. Ironicamente, a organização muitas vezes culpa o fornecedor da ferramenta quando o CM não funciona como deveria. Eles devem olhar para dentro em busca de deficiências de processo.
Faça as contas:
Ótimas ferramentas de CM + processos de CM fracos = Falha
Ótimos processos de CM + ferramentas ruins / erradas = Falha
Ótimos processos de CM + Ótimas ferramentas de CM = Sucesso
Casar Processo com Tecnologia
As avaliação de ferramentas de CM “funcionarão” como deveriam, e atenderão às expectativas, somente quando processos de CM eficazes e eficientes estiverem em vigor. Os processos de CM subotimizados não vão melhorar simplesmente automatizando-os. Os fornecedores farão o possível para lhe dar o que você pede, mas se você não souber o que pedir, pode não encontrar ou obter o que precisa.
Muitos compradores potenciais de ferramentas de CM podem se beneficiar ao aprender mais sobre as melhores práticas de CM. Muitos fornecedores de ferramentas também. Os compradores e vendedores estariam então em uma posição mais informada e confortável em relação à decisão do processo / ferramenta de CM.
O relacionamento entre o fornecedor da ferramenta CM e seus clientes se fortalecerá à medida que o sistema da ferramenta CM fizer uma interface harmoniosa com o processo de CM. Esse relacionamento levará para a fase de “pós-venda”, quando melhorias futuras trarão mais satisfação para o cliente e, por fim, mais negócios / receita para o fornecedor da ferramenta CM.
Os critérios de seleção de ferramentas devem fluir de uma compreensão clara dos recursos do processo CM necessários. Habilitar processos ruins com ferramentas automatizadas não significa sucesso. Permitir um processo de CM eficaz e eficiente com a ferramenta automatizada certa faz.
Ferramentas de Avaliação
Criar uma especificação de requisitos de ferramenta
Uma vez que os requisitos de CM organizacionais são definidos, documentados e acordados, podemos então iniciar o processo de avaliação da ferramenta. Só então os requisitos ideais da ferramenta CM podem ser capturados e documentados. A saída será uma Especificação de Requisitos de Ferramenta CM a ser usada na avaliação e seleção de ferramentas CM apropriadas para sua organização. Esta especificação inclui o processo de CM, bem como requisitos funcionais / de interface de TI detalhados. Não caia na armadilha em que o departamento de TI escolhe a ferramenta CM para a organização. Isso geralmente resulta em desastre (mais sobre isso em outro artigo). IT, CM e a organização precisarão trabalhar em cooperação mútua na seleção final da ferramenta.
